Для того чтобы заполнить в системе форму СЗВ-4-1 (4-2), выполните следующие действия:
Предварительно ознакомьтесь с общими правилами ввода данных.
На главной странице нажмите Создать другие отчеты. В разделе Формы до 2009 года выберите Годовая отчетность (до 2009 г.) СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, АДВ-11.
Укажите год, за который подаются сведения, и код категории.
Нажмите Продолжить.
Проверьте реквизиты страхователя, которые попадут в отчет. При необходимости внесите исправления.
Нажмите Далее.
Откроется страница со списком сотрудников.
На странице со списком сотрудников:
Если сотрудник есть в списке, проверьте актуальность его данных (особенно информацию о страховом стаже и начисленных страховых взносах). При необходимости исправьте неверные значения в личной карточке сотрудника. Способ заполнения описан ниже.
Если сотрудника в списке нет, добавьте его. Для этого нажмите на кнопку Новый сотрудник. Откроется его личная карточка.
С помощью ссылки Принять из файла (в верхнем левом углу страницы) в систему можно принять файлы, подготовленные в других программах (способ описан здесь). Можно загрузить следующие файлы:
по форме СЗВ-4 в формате XML (формируются в программах 1С, Парус, БЭСТ и др. программах);
сведения о страховом стаже и взносах в формате DBF (формируются в АМБе и др. программах).
Следующие поля должны быть заполнены обязательно:
Фамилия, Имя, Отчество (если есть), № страхового свидетельства.
Адрес для информирования.
Если при настройке системы было указано передавать адрес По инструкции ПФР, отображается дополнительное поле Передается впервые или был изменен .
Если адрес изменился, установите флажок. Отредактируйте адрес.
Если сведения подаются впервые, установите флажок. Укажите адрес.
Если адрес не менялся, не устанавливайте флажок.
Способ заполнения см. здесь.
Страховая часть и Накопительная часть. Обязательно укажите сумму взносов на страховую и накопительную части пенсии, начисленных в ПФР (за весь отчетный период). Если суммы неизвестны, рассчитайте их, нажав на ссылку Ввести заработок и рассчитать взносы.
Отпуск без сохранения заработной платы. Введите количество календарных дней, если отпуск был.
По временной нетрудоспособности. Введите количество календарных дней, если больничный был.
Периоды стажа. По умолчанию даты начала и конца соответствуют отчетному периоду.
Если в отчетном периоде у сотрудника не было особых условий труда, перейдите к следующему пункту.
Если в отчетном периоде у сотрудника было одно из нижеописанных условий, укажите это:
Если сотрудник был принят или уволен в отчетном периоде или требуется отразить несколько периодов стажа, откорректируйте даты начала и конца.
Если в отчетном периоде у сотрудника были какие-либо условия для назначения досрочной трудовой пенсии либо он пребывал в декретном отпуске и в отпуске по уходу за ребенком, нажмите на ссылку Особенности учета стажа. Открывается форма ввода сведений о стаже. Чтобы выбрать нужные условия, нажмите на ссылку выбрать из справочника. Чтобы закрыть форму, повторно нажмите на ссылку Особенности учета стажа.
В зависимости от того, какое значение выбрано в справочнике, может понадобиться заполнить дополнительные параметры, например:
если в справочнике особых условий труда выбраны коды 27-1 или 27-2, нужно заполнить Код позиции списка, Должность и Подразделение;
если в исчисляемом трудовом стаже выбран код ВОДОЛАЗ, необходимо ввести Время пребывания под водой (часы и минуты).
Если требуется ввести сведения о следующем периоде, нажмите Добавить период стажа.
Нажмите Сохранить.
Заполните карточки всех сотрудников, которые включаются в отчет.
В списке сотрудников установите флажки рядом с фамилиями всех сотрудников, которые включаются в отчет. Чтобы отметить всех сотрудников в списке, установите флажок над всем списком.
Нажмите на кнопку Далее. Формирование формы СЗВ-4 завершено. Автоматически формируются пачки сведений в соответствии с требованиями, установленными ПФР, и открывается страница с формой АДВ-11.
Нумерация пачек сведений по форме СЗВ-4 ведется в рамках календарного года. И начинается с номера 2. Если в отчетном периоде в ПФР уже предоставлялась форма СЗВ-4 (например, при оформлении сотрудника на пенсию), укажите номер пачки следующий по порядку.