CSV-файлы формируются в ПФР. Из них в систему можно загрузить суммы задолженности по уплаченным/начисленным взносам на начало отчетного периода по страховой и накопительной частям (ссылка Принять из файла на шаге Список сотрудников).
Если из ПФР получен файл в формате XLS, его нужно сохранить в формате CSV. Для этого откройте файл, выберите пункт меню Файл / Сохранить как. Укажите папку, в которую будет сохранен файл. В окне Сохранение документа в поле Тип файла выберите CSV (разделители-запятые). Нажмите Сохранить.
Для успешной загрузки файла в систему, он должен иметь следующую структуру:
№ п/п;
регномер - регистрационный номер в ПФР (например, 75033246378);
Рег. номер должен содержаться во 2-й части имени файла (например, 000000000-075033246378.csv). Для индивидуальных предпринимателей это должен быть рег. номер в ПФР как работодателя.
Имя файла может также содержать информацию о квартале (например, 000000000-075033246378-2-2013.csv).
страхномер - № страхового свидетельства без контрольного числа (например, 69566712);
кс - контрольное число (например, 18);
фамилия (например, ИВАНОВ);
имя (например, НИКОЛАЙ);
отчество (например, ПЕТРОВИЧ);
начислено сч - сумма начисленных взносов на страховую часть с начала года нарастающим итогом в рублях и копейках (например, 230056,18);
уплачено сч - сумма уплаченных взносов на страховую часть с начала года нарастающим итогом в рублях и копейках (например, 229213,83);
начислено нч - сумма начисленных взносов на накопительную с начала года нарастающим итогом часть в рублях и копейках (например, 82301,22);
уплачено нч - сумма уплаченных взносов на накопительную часть с начала года нарастающим итогом в рублях и копейках (например, 82014,17);
разница усч нсч - сумма разницы между уплаченными и начисленными взносами на страховую часть. Значение рассчитывается по формуле: уплачено сч - начислено сч (например, 229213,83 - 230056,18 = -842,35);
разница унч ннч - сумма разницы между уплаченными и начисленными взносами на накопительную часть. Значение рассчитывается по формуле: уплачено нч - начислено нч (например, 82014,17 - 82301,22 = -287,05);
посл нсч - сумма начисленных взносов в последнем отчетном периоде на страховую часть в рублях и копейках (например, 8954,6);
посл усч - сумма уплаченных взносов в последнем отчетном периоде на страховую часть в рублях и копейках (например, 8954,6);
посл ннч - сумма начисленных взносов в последнем отчетном периоде на накопительную часть в рублях и копейках (например, 3357,98);
посл унч - сумма уплаченных взносов в последнем отчетном периоде на накопительную часть в рублях и копейках (например, 3734,09);
посл прд - последний период, в котором подавались сведения по застрахованному лицу: период, год (например, 4 квартал 2012).
Подготовленный файл загружается с помощью ссылки Принять из файла (на шаге Список сотрудников).
Регистрационный номер, указанный в имени файла должен совпадать с регистрационным номером, указанным в файле (столбец регномер). Иначе файл загружен не будет.
После загрузки файла в карточки сотрудников заполняются суммы задолженностей:
Задолженность на страховую часть на начало периода. Значение рассчитывается по формуле: начислено сч - уплачено сч.
Задолженность на накопительную часть на начало периода. Значение рассчитывается по формуле: начислено нч - уплачено нч.
Суммы загружаются в трудовой договор. Если трудового договора нет, то - в гражданско-правовой. Если нет ни одного договора, суммы загружены не будут.
Если у сотрудника более, чем один код категории, суммы загружены не будут.
Если в системе более, чем один сотрудник с одинаковым номером страхового свидетельства, суммы загружаются каждому из них.
Если в системе отсутствует какой-либо сотрудник, который есть в файле, в системе он создан не будет.